Quando si combinano la dinamicità e la rapidità del settore ortofrutticolo, in continua evoluzione, con una vasta esperienza informatica, in grado di gestire progetti complessi nel settore da molti anni, cosa succede?
La risposta è chiara: si creano rapporti di successo come quello tra la cooperativa agricola Valli del Sarca e QGS.
Questa è una storia in cui il protagonista principale è il modulo Mini Retail, un add-on gestionale basato sulla tecnologia Microsoft, sviluppato da QGS per soddisfare le esigenze specifiche della cooperativa, che abbracciano sia il mondo del retail che della grande distribuzione.
Valli del Sarca, fondata nel 2004 dalla fusione di due realtà storiche, ha una lunga storia e una forte presenza nel Trentino Alto-Adige. È un punto di riferimento per i suoi soci, offrendo supporto alla produzione, consulenza tecnica, frigoconservazione e commercializzazione dei prodotti. Nel tempo, ha ampliato la sua attività anche al settore privato, passando da un approccio B2B a uno B2C, con tutte le relative sfide.
Oggi, la cooperativa gestisce due divisioni: una dedicata all’ortofrutta e una alle scorte agrarie, con Mini-Retail di QGS che gestisce questa seconda divisione.
Vengono gestiti 4 negozi fisici, dislocati ad Arco, Dro e Pietramurata, con 16 addetti alle vendite, 16.000 referenze circa e 6 punti cassa con registratori fiscali integrati. Accorpando i dati dei punti vendita, i circa 2.000 mq di superficie battono 1.000 scontrini al giorno nei periodi di picco per un totale di 400.000 righe di vendita all’anno.
Grazie alla grande flessibilità del sistema gestionale implementato da QGS, ad oggi Valli del Sarca è in grado di gestire 28 macro-categorie di prodotto con oltre 144 sottocategorie anche molto specifiche se consideriamo, per fare qualche esempio, item come quelli fitosanitari, concimi, sementi, piante da orto, utensili e macchine. Inoltre, molti prodotti che rivendiamo richiedono anche la gestione di specifici iter legati alla sicurezza nel loro utilizzo.
Mini-Retail non è altro che un insieme di applicazioni sviluppate ad hoc per il cliente integrato a Microsoft Dynamics Business Central. Questo significa che abbiamo unito la specificità di Valli del Sarca alla potenza dell’ERP Microsoft e alla sua interoperabilità con altri strumenti come Office.
L’obiettivo è stato quello di ottenere un modulo in grado di gestire i processi di acquisto, magazzino, vendita e amministrazione tipici di una realtà orientata alla commercializzazione di mezzi tecnici e fitosanitari per l’agricoltura.
Mini-Retail permette quindi di amministrare sia flussi di backoffice (dalla stampa delle etichette al Motore commerciale, di cui parliamo in seguito) che di vendita al banco (dall’inserimento di nuovi clienti all’inserimento ed emissione di scontrini/fatture/ddt da un’unica interfaccia).
La clientela è oramai abituata alle dinamiche della Gdo (3×2, promozioni, sconti dedicati, ecc.). Valli del Sarca gestisce ogni giorno le stesse complessità, seppur in scala minore.
Per questo motivo è il “motore commerciale”: una sorta di mappatura degli articoli in promozione, delle scontistiche dedicate e promozioni. In questo cruscotto è possibile gestire listini prezzi differenti in base alla classe merceologica o a quella del cliente.
Un ulteriore fattore di complessità che abbiamo dovuto affrontare, risolvendolo con successo, è stato quello di creare un flusso capace di gestire prodotti privi di codici a barre (esempio: i pali di cemento) agevolando così anche le attività inventariali di Valli del Sarca.
Le normative sono in costante cambiamento e costringono a adeguamenti in tempi molto stretti. L’ambito fitosanitario, poi, è particolarmente delicato.
A differenza di tutti gli altri ERP, il modulo di QGS consente di gestire il magazzino e la vendita in base alle tre tipologie principali di prodotto (agrofarmaco; prodotto per piante ornamentali; prodotto per piante edibili), classificandole anche per classi di pericolosità.
“Grazie a Mini-Retail siamo in grado di gestire le Anagrafiche dei patentini dei potenziali acquirenti – anch’essi classificati in base a determinate regole – e il registro di Carico/Scarico imprescindibile per il controllo dei prodotti in entrata e uscita in relazione a uno specifico patentino. Ulteriore vantaggio offerto dal modulo è quello dell’amministrazione delle Schede di Sicurezza legate ai prodotti fitosanitari: una feature realizzata ad hoc e inesistente in altri contesti applicativi che permette l’invio tramite PEC del documento al cliente e l’aggiornamento della stessa in base alle modifiche normative.”
All’interno dell’add-on è stata inserita un’area tramite cui monitorare le informazioni e le disponibilità dei mezzi e macchinari.
Grazie a questa feature Valli del Sarca è in grado di gestire le attività di noleggio degli strumenti, oltre a tutte le operazioni legate alle manutenzioni (ore di manodopera; stato del macchinario, ecc.) dei mezzi. Le due dimensioni – noleggio e manutenzione – dialogano tra loro, scambiandosi dati allo scopo di mantenersi continuamente allineati facilitando così le attività degli operatori.
Il modulo offre anche le funzioni di un vero e proprio servizio di customer service.
L’aumento della complessità aziendale porterà a sfruttare sempre più dinamiche di Business Intelligence che dovranno essere sempre più estese e capillari. Potenzialità messe già a disposizione ma di cui usiamo solo una piccola parte in termini operativi e per esigenze di settore.
“Un altro fattore chiave è stato quello di aver ricevuto una proposta tecnologica capace di unire in una soluzione unica ERP e software di cassa. In questo modo, non siamo stati obbligati ad integrare soluzioni terze per gestire i punti cassa evitando così eventuali problemi di interfacciamento tra gestionale e applicativi tipici di strutture complesse. Condiamo il tutto con la flessibilità della tecnologia Microsoft e possiamo dire che la scelta di QGS è stata quasi naturale.”